Une matrice pour t’aider à décider et prioriser quelque soit ton projet

Qu’on soit parent au foyer ou directeur, étudiant ou artiste, il nous arrive à tous de devoir choisir entre plusieurs choses à faire, de devoir prioriser les activités car nous sommes tous égaux face à un paramètre-clé : le temps. Nous n’avons tous que 24h par jour (et soir !) et le sommeil est sacré pour recharger nos batteries. Il existe une matrice simple et efficace te permettant de prioriser différentes tâches. Tu pourras facilement la reproduire dans les différents aspects de ta vie. Je te l’explique dans cet article.

Eisenhower, 34e président des Etats-Unis, homme ultra productif, a mis au point une matrice simple nous permettant, à tous, de mieux nous organiser. Cette matrice est un tableau à double entrée : un axe représente l’urgence des tâches, l’autre leur importance.

Les activités urgentes et importantes doivent être effectuées par toi, dès que possible. Les tâches importantes mais non urgentes doivent être planifiées dans ton agenda. Demande-toi si tu ne devrais pas abandonner les tâches non importantes et non urgentes et délègue celles qui sont urgentes mais pas importantes.

Avant de commencer à planifier tes activités, voici quelques réflexions à prendre en considération :

• Commence par te demander ce qui est une urgence et quelle est l’urgence d’une tâche urgente ? Est-ce qu’une tâche urgente l’est vraiment ? Si un collègue te demande de faire quelque chose, demande-lui quelle est l’échéance. La notion d’ « urgence » peut varier d’une personne à l’autre.

• Une tâche est-elle importante pour atteindre tes objectifs ou pour atteindre ceux d’autres personnes ? Une tâche est-elle importante car tu n’arrives pas à dire non ou est-elle une action nécessaire pour avancer dans ta direction ? L’importance, dans le cadre de la matrice, doit référer à l’accomplissement de nos objectifs.

• La distinction entre urgence et importance… est importante. On a souvent tendance à assimiler ces deux termes. Depuis des siècles, l’être humain à plus souvent tendance à passer d’une urgence à une autre sans prendre assez de recul sur l’importance de ses actions.

Les tâches urgentes et importantes :

Ce sont les tâches qui requièrent notre attention immédiate et qui contribuent à la réalisation de nos objectifs à long terme. Elles sont souvent le résultat d’une mauvaise planification car les tâches importantes sont souvent connues depuis « longtemps ». Il est donc important de planifier intelligemment pour éviter ce type d’urgences importantes.

Les tâches non urgentes et importantes :

Ces tâches ont une date d’échéance lointaine et elles contribuent à l’accomplissement de nos objectifs à long terme. Parmi ces tâches, j’inclus également des tâches récurrentes de type «activités physiques », par exemple. Je veux faire du sport pour maintenir un corps sain et un esprit motivé mais ce n’est pas urgent.

Ces tâches sont celles pour lesquelles on doit investir le plus de temps possible car ce sont les tâches qui contribuent à notre épanouissement, à notre développement personnel et à nos réalisations d’objectifs. Paradoxalement, ce sont aussi les tâches que l’on a toujours tendance à négliger. Parce qu’on a trop d’urgences à traiter, on remet ces tâches au lendemain ou on procrastine. Le piège est qu’on n’avance pas sur ces tâches puis elles finissent par devenir urgentes, ou oubliées, alors qu’elles sont importantes. Lors de la planification de ta semaine, il est donc important de parfois oublier les urgences pour prendre du recul et avancer sur les sujets importants.

Les tâches urgentes et non importantes :

Ces tâches nécessitent notre attention immédiate mais elles ne contribuent pas à l’atteinte de nos objectifs. Lorsque l’on est mal organisé, ou qu’on n’arrive pas à bien fixer des limites (des interventions extérieures, par exemple), on perd souvent beaucoup de temps avec ces tâches, alors qu’elles ne nous aident pas à avancer.

Ces actions incluent, notamment, tout ce qui est important pour les autres mais pas pour nous. Le piège est d’y consacrer beaucoup de temps, de penser qu’on a réalisé beaucoup de choses puis de réaliser qu’on n’a pas avancé dans la direction de nos buts. L’idéal est de pouvoir déléguer un maximum de ces tâches afin de nous libérer du temps pour se consacrer aux tâches importantes.

Les tâches non importantes et non urgentes :

Il s’agit généralement des distractions. On pourrait penser qu’il faudrait effectuer aucune de ces activités et se concentrer sur les autres types de tâches. C’est correct à court terme : on avancera plus vite vers nos objectifs et on gagnera du temps. A long terme, c’est contre-productif puisque notre cerveau a besoin de se divertir et de repos pour consolider ses connaissances, laisser de la place à la productivité et recharger ses batteries.

La matrice d’Eisenhower est simple et efficace. Prends une feuille de papier, un crayon et en quelques minutes tu auras une vue sur tes tâches, leur priorité et tu pourras facilement les planifier dans ton agenda. En ce qui me concerne, je note mes tâches au fur et à mesure de la semaine dans la partie « To do » de mon Action Plan Agustem puis, régulièrement, je les passe en revue et les planifie dans la partie « Agenda » de mon Action Plan Agustem, selon cette matrice.

Où se situent tes tâches dans ta matrice ?