La méthode GTD « Getting Things Done » est une méthodologie créée par David Allen. Il s’agit d’un ensemble de processus à mettre en place pour augmenter sa productivité. Le principe est de clarifier tes idées et de mettre à plat ce que tu dois faire, dans les différents domaines de ta vie. Cela permet également d’éviter d’oublier tes idées et tout ce qui traverse ton esprit. Découvrez, ci-dessous, les différentes étapes de la méthode GTD.

Augmente ta productivité avec la méthode Getting Things Done

Ce système GTD est expliqué dans le livre « Getting Things Done » (version anglaise ou française) de David Allen. Il est parfois critiqué car il peut paraître relativement lourd en termes d’étapes à suivre et de temps consacré. Que ce soit cette méthode ou une autre, il est primordial que tu te l’appropries, si elle t’intéresse, et que tu l’adaptes à tes outils et ton organisation. Personnellement, je reprends les principes de cette méthode et je l’ai adaptée pour qu’elle prenne peu de temps et qu’elle soit efficace. Concrètement, je l’utilise directement avec l’Agustem Go.

Cette méthode est composée de cinq étapes : collecter, traiter, organiser, réviser et agir. Vous pouvez les effectuer à l’aide d’un support papier et/ou numérique.

1. Collecter

Etablis une liste avec tout ce qui traverse ton esprit : tâches, idées de projets, appels à effectuer, rêves, envies… sans te limiter, ne filtre rien. L’objectif n’est pas de commencer à prioriser les tâches ou de les commenter mais réellement de vider ton esprit. Certaines personnes consacrent certains créneaux horaires pour créer ce type de liste. Ayant souvent des idées, je préfère garder mon Agustem Go près de moi et, dès que je pense à quelque chose, je l’ajoute dans une liste de mon Action Plan. En effet, quand je pense à quelque chose, je préfère le noter pour ne plus devoir y penser, pour ne pas l’oublier et pour pouvoir me replonger dans ma tâche en cours. Les listes sont utiles et nécessaires si vous souhaitez être productif, nous vous en parlons dans cet article. Le piège à éviter est de créer de nombreuses listes, de (risquer de) les perdre et de s’éparpiller. La première étape de la méthode GTD consiste à rassembler toute vos idées sur un seul support, numérique ou papier.

2. Traiter et clarifier

Passe régulièrement ta liste en revue et pose-toi d’abord la question de savoir si les idées sont directement transformables en actions :

• Si oui, combien de temps est nécessaire pour réaliser la tâche ? Si l’action peut être effectuée en moins de deux minutes, accomplis-la tout de suite si les conditions nécessaires pour l’accomplir sont réunies. Si elle prend plus de deux minutes, gardes-la pour l’étape suivante. S’il s’agit d’un projet, identifie le résultat à atteindre et la première action pour démarrer le projet. Tu peux également en profiter pour découper un projet en plus petits projets.
• Si non, mets-là de côté. Tu pourrais, par exemple, la rajouter dans une liste thématique, à part, ou la supprimer.

3. Organiser

L’idée de cette troisième étape de la méthode GTD est de classer les actions (de plus de deux minutes) selon leur nature. Il y a les projets (avec résultats espérés et premières actions décrites), les actions, les références (caractéristiques, plans, inspirations…) et les idées que tu choisis de mettre de côté. Les actions doivent être décrites : date de réalisation, outils nécessaires, délégation possible, urgence… puis tu ajouteras celles qui ont une échéance dans ton agenda. Dans mon cas, j’utilise l’Agustem Go qui regroupe autant des listes d’actions que des pages d’agenda.

4. Examiner et réviser

Régulièrement, passe en revue les listes de tes actions, projets, références et idées pour plus tard. Tu peux ajouter des descriptions, effacer ce que tu as fait, supprimer ce que tu ne veux plus faire, insérer certaines actions dans ton agenda. Cette revue de listes est importante car elle te permettra de redéfinir les priorités, d’estimer ton état d’avancement, de planifier certaines actions supplémentaires dans ton agenda, de faire des ajustements. Essaie de faire cette revue une fois par semaine, en début ou fin de semaine.

5. Agir

Durant la journée, les rendez-vous fixés dans l’agenda et les tâches planifiées sont prioritaires. Ensuite, tu peux accomplir les tâches avec une date d’échéance proche puis des actions sélectionnées dans ta liste. Ces actions sont sélectionnées parmi 3 critères : le contexte (où te trouves-tu, quel est ton matériel à disposition, etc.), le temps disponible (par rapport au temps nécessaire pour effectuer l’action en question), le niveau d’énergie que l’action nécessite (par rapport à votre niveau d’énergie actuel). Effectue les plus prioritaires parmi celles qui répondent aux 3 critères.

S’approprier la méthode GTD

La méthode complète peut être chronophage mais c’est à toi de l’adapter, d’essayer différentes variantes afin de voir ce que tu préfères, ce qui te convient le mieux et ce qui te permet d’être le plus productif. Je pense qu’il est intéressant d’examiner les différents projets, de les découper en étapes puis en actions à ajouter dans la liste. D’autres méthodes se sont inspirées de la méthode « Getting Things Done », c’est notamment le cas de la méthode « Zen to Done » qui tend à pallier à certains défauts de la méthode GTD. Je t’en parle dans cet autre article.

Grâce à ces listes bimensuelles (contacts, actions, achats, autres), l’Agustem Go permet de collecter et traiter efficacement et rapidement tout ce qui traverse votre esprit. Découvrez-en davantage dans cet article.

Et toi ? Vas-tu appliquer des principes de la méthode GTD ?